Su guía para ser productivo con Gmail Administrar el flujo


La última vez que redirigimos todas nuestras cuentas de correo electrónico a un solo lugar, nuestro centro de correo electrónico central en Gmail. Una vez que tiene todas sus cuentas ingresando a Gmail, debe administrar ese flujo de información para que a) sea posible revisar todo su correo electrónico en quince minutos o menos yb) sea fácil de encontrar la próxima semana, el próximo mes y el año que viene.

La bandeja de entrada es sagrada

Debes aprender a ver tu bandeja de entrada como un lugar casi sagrado: el peor pecado que puedes cometer contra ella es dejar que los mensajes se pudran. No estoy hablando de días o semanas. Tienes que lidiar con cada mensaje en tu bandeja de entrada durante tu sesión de procesamiento de correo electrónico. No puede estar en la bandeja de entrada una vez que haya terminado.

Como estamos usando múltiples cuentas de correo electrónico, las filtramos en una variedad de etiquetas. Si no lo hacemos, los límites entre los roles y la información asociados con cada cuenta se vuelven borrosos y con frecuencia, simplemente confusos. La bandeja de entrada es una herramienta muy útil para el procesamiento y esta separación es una necesidad desafortunada..

En la última publicación, hablamos sobre el uso de la función All Mail para reemplazar esto, pero el problema con este enfoque es que no puede “procesar” la información entrante de esta manera. Hay un par de soluciones alternativas que abordaremos en un momento, pero la forma más simple en este punto es manejar todo el correo como si estuviera en su bandeja de entrada: es un truco de actitud, en lugar de uno tecnológico. Publicidad

Manejo de mensajes en su bandeja de entrada

El primer paso para procesar su correo electrónico es, obviamente, leerlo. Desafortunadamente, aquí es donde muchas personas se detienen (y es frustrante cuando intentas mantener una comunicación sólida).

Leer de manera inteligente, no difícil. Analice el asunto y el primer párrafo del correo electrónico para determinar su relevancia, porque siempre habrá correos electrónicos que no tienen sentido y no necesita leerlos. Si es totalmente inútil para usted, puede eliminar el mensaje.. “Nunca borre un correo electrónico nuevamente” no es un mantra en el que creo totalmente.

Si ha guardado el mensaje, puede leerlo correctamente. Por cierto, debo mencionar que si más del 15% del procesamiento de su bandeja de entrada consiste en eliminar mensajes, probablemente no esté creando suficientes precalificadores e inteligentes “obstáculos” a las personas que desean su dirección de correo electrónico. El hack + funciona bien aquí, lo que veremos pronto.

Una vez que haya terminado de leer el mensaje, usted debe procesalo. Hay algunos resultados:

  • Responder y archivar,
  • Responder y borrar,
  • Responder, convertirlo en una acción, archivar
  • Convertirlo en una acción, archivar
  • Archivo
  • Eliminar

Si está convirtiendo el correo electrónico en una acción, casi siempre querrá archivarlo, no eliminarlo, para referencia futura. Para los mensajes con los que debe tratar más tarde, o que requieren que realice una tarea, conviértalo en una acción en su lista de tareas o en el software GTD inmediatamente y luego borre el mensaje de su bandeja de entrada. Publicidad

Crear acciones a partir de correos electrónicos antes de eliminarlos de su camino es lo mejor que puede hacer por su productividad de correo electrónico. Mantener correos electrónicos en la bandeja de entrada porque hay una tarea pendiente crea “correo electrónico apatía” y las cosas se vuelven desorganizadas y desordenadas.

Soluciones alternativas para usar todo el correo

Usar All Mail debería funcionar perfectamente si procesas cada mensaje no leído tan pronto como lo abres y lo lees, pero tal vez simplemente no te funcione. Hay algunas otras formas de lidiar con esto.

Destacar todos los correos electrónicos - La función Estrella de Gmail es útil para marcar elementos de interés a los que desea volver más tarde (aunque, bajo este sistema, tratamos de evitarlo). Si no necesita o usa esta función, puede hacer que funcione como una bandeja de entrada falsa. La estrella indicará que un mensaje necesita ser procesado.

Vuelva a la ventana de configuración del Filtro en Configuración y configure el campo Para: en un asterisco (*). El campo Para: le dice a Gmail que seleccione correos electrónicos en función de a quién se envía el correo electrónico, pero el * le dice que recoja todos los correos electrónicos. Entraremos en el asterisco y su utilidad para filtrar en un momento.

Haga clic en Siguiente paso y marque el “Marcarlo como estrella” caja. Ahora tiene un filtro que destaca todo su correo entrante y, a medida que procesa cada elemento, puede eliminarlo de la lista haciendo clic en la estrella, que generalmente está al lado del “De” campo en la vista de lista. Publicidad

No usa filtros automáticos es otra solución que hago no recomendar. Esto elimina toda la potencia de su sistema, pero hará que cada correo electrónico fluya directamente a la bandeja de entrada, donde puede procesarlo en etiquetas manualmente. Creo que esto anula el propósito y agrega trabajo adicional que la computadora puede hacer por usted, y en mi experiencia ha estado lejos de ser una solución óptima.

Usando asteriscos en los filtros

Mencioné el asterisco antes cuando hablamos de configurar un filtro que destaque su correo entrante. El asterisco, simple como es, proporciona una herramienta muy útil y proporciona un filtrado de correo electrónico más dinámico..

Echemos un vistazo a cómo funciona. Digamos que tengo un cliente habitual que me ha dado tres direcciones de correo electrónico diferentes (realmente sucede). No quiero tener tres etiquetas para cada una de esas direcciones de correo electrónico, y básicamente quiero tratarlas a todas como una. Usando el asterisco podemos lograr esto fácilmente.

En el campo Para: de la configuración del filtro, coloque un * antes del resto del nombre de dominio. Digamos que tengo [email protected], [email protected] y [email protected] Para enrutar todas estas direcciones de correo electrónico en un solo lugar, usando un filtro, todo lo que tengo que hacer es establecer el campo Para: como *@unproductiveclient.com.

Esto también funciona con los otros campos. Por ejemplo, si recibo un correo electrónico de un grupo completo de personas en una compañía a mi dirección principal y quiero separarlo de mi otro correo, puedo configurar el campo De: a *@thatonecompany.com. Publicidad

El + Hack

Y finalmente, tenemos el hack +. Esto es excelente para precalificar su correo electrónico. A pesar del hecho de que el remitente puede ser un extraño que nunca ha conocido o escuchado antes, usted sabe de qué se trata el correo electrónico porque aterrizó en la etiqueta correcta. Casi suena a magia.

Con Gmail, puede agregar un + agregar el final de su nombre de usuario con una palabra clave adjunta. Por ejemplo, si su dirección de correo electrónico es [email protected], aún puede recibir mensajes dirigidos a [email protected] Mejor aún, puede aplicar filtros a estas direcciones de correo electrónico. Lo uso en mi propio sitio, donde [email protected] va a una etiqueta de Post Ideas, etc..

Mejor aún, puede crear direcciones de correo electrónico desechables sin tener que crear una con un servicio de correo desechable. Si un sitio exige su dirección de correo electrónico y le preocupa que le envíen correo no deseado, simplemente agregue un nombre de sitio + a su dirección y siempre podrá filtrar ese material a la Papelera más adelante.

Estén atentos para obtener más consejos sobre cómo configurar un sistema de correo electrónico productivo con Gmail.