Su guía para ser productivo con las aplicaciones y extensiones de Gmail

Hemos cubierto los conceptos básicos del uso productivo del correo electrónico con Gmail. En este momento, con una carga promedio de correo electrónico, debería poder revisarlo todo en 15 minutos. Pero eso no significa que no pueda reducir aún más tiempo, o hacer de Gmail una aplicación aún más poderosa, con la ayuda de algunas extensiones de navegador e incluso algunas aplicaciones de escritorio.

Para recapitular rápidamente: en la primera parte, analizamos la consolidación de sus cuentas. Configuramos cada cuenta de correo electrónico de su propiedad para enviar mensajes a su cuenta de Gmail. Configuramos su cuenta de Gmail para que pueda responder a esos mensajes sin dejar de parecer que respondió desde la dirección a la que se envió inicialmente el mensaje. Lea la primera parte aquí. Publicidad

En la segunda parte, analizamos la administración del flujo de correo electrónico e información de manera rápida, eficiente, efectiva y, con suerte, de forma permanente. Para lograr esto, desarrollamos un flujo de trabajo de procesamiento para todos los correos electrónicos entrantes, configuramos una serie de filtros y decidimos un conjunto de etiquetas para clasificar sus mensajes. Lee la segunda parte aquí.

Extensiones de navegador Firefox

Las extensiones del navegador Firefox son quizás la forma más fácil y común de interactuar y mejorar Gmail. Afortunadamente, las extensiones de navegador de Firefox funcionan con la mayoría de los navegadores que se han creado en Firefox. Yo uso Flock, por ejemplo, que puede manejar la mayoría de ellos.

GTDInbox convierte a Gmail en un administrador de tareas y un administrador de correo. Como se discutió en artículos anteriores de esta serie, es importante convertir los correos electrónicos en acciones: GTDInbox lo ayuda a lograr esto. GTDInbox también presenta algunas características interesantes de administración de información personal. Compruébalo aquí. Publicidad

La compilación del script Better Gmail Greasemonkey de Gina Trapani proporciona una variedad de características muy útiles para Gmail, como macros de teclado y recordatorios de archivos adjuntos (un salvavidas si alguna vez vi uno). Funciona en cualquier lugar donde trabaja Greasemonkey.

DragDropUpload hace que la interfaz de Gmail parezca más integrada con su sistema operativo al permitir arrastrar y soltar la carga de archivos adjuntos, en lugar de tener que usar el botón Examinar. Práctico especialmente si tienes muchas carpetas para explorar. Compruébalo aquí.

Gmail Loader toma archivos mbox y una amplia gama de otros formatos de archivos de correo electrónico y los vacía en Gmail. El sitio web incluso menciona la intención del desarrollador de construir en el soporte PST de Outlook, lo que habría sido útil cuando me cambié por primera vez a una Mac: encontrar una manera de obtener todos los datos en mi PST fue una de las partes más difíciles de cambiar. Gmail Loader es una forma fantástica de obtener archivos de correo electrónico antiguos en un formato de búsqueda, o simplemente respaldados en la nube. Echar un vistazo. Publicidad

Puede ser realmente molesto cuando su navegador sigue insistiendo en que use una aplicación de escritorio para manejar enlaces mailto. GmailTo es un script de Greasemonkey que resuelve este problema al obligar a Firefox a abrir mailto: enlaces en Gmail como mensajes nuevos. Compruébalo aquí.

Hicimos todo lo posible para que todas sus cuentas de correo electrónico se canalizaran a su única cuenta de Gmail, pero siempre habrá momentos en los que no tendrá otra opción que mantener ciertas cuentas separadas. Gmail Manager es un complemento de Firefox que maneja múltiples cuentas de Gmail, manteniéndolo notificado de nuevos mensajes y varias otras estadísticas en cada una.

Aplicaciones de escritorio

Aunque las aplicaciones web están de moda en estos días, las aplicaciones de escritorio siguen formando la base de la experiencia informática y son importantes para el flujo de trabajo diario de la mayoría de las personas. Por lo tanto, es natural que necesitemos algunas aplicaciones de escritorio para aumentar y mejorar nuestro uso de Gmail. Publicidad

El notificador de Gmail es la aplicación de escritorio oficial de Google para Windows y Mac OS X. Su función es simple: notificarle cuando reciba un nuevo correo. En realidad no uso notificadores porque encuentro que me distraen de mi trabajo, pero si eres el tipo de persona que debe recibir notificaciones de nuevos mensajes, o tal vez tener que responder a los clientes de inmediato, un notificador podría ser útil. Compruébalo aquí. Para los usuarios de Linux, hay una alternativa aquí..

Mail, Entourage, Outlook o Thunderbird son increíblemente útiles. Me gusta la interfaz de Gmail, así que no recomiendo un cliente de escritorio para uso real, pero sí facilitan mantener una copia de seguridad sin conexión de sus mensajes. Especialmente cuando realiza compras, envía y recibe facturas y se comunica con los clientes por correo electrónico, mantener una copia de seguridad puede resultar increíblemente útil incluso años después (especialmente si surgen problemas legales).

Una utilidad de expansión de texto será increíblemente útil. Estas no son aplicaciones específicas de Gmail o correo electrónico, pero aumentarán su productividad de correo electrónico de una manera muy larga. Recomiendo probar TextExpander para Mac y PhraseExpress para Windows. Si no le gustan esas aplicaciones, siempre hay Typinator (Mac) y FastFox (Win) como alternativas.

Y finalmente, Skype. Algunas conversaciones rara vez exceden el alcance del correo electrónico. Creo que cualquier buen comunicador debería ser capaz de manejar casi cualquier conversación por correo electrónico, pero en ocasiones puede ser demasiado complicado debido a la naturaleza técnica del tema. O quizás la complejidad se deba a la naturaleza personal de la comunicación, en cuyo caso uno debe preguntarse por qué demonios está usando Internet para mantener esa conversación. En cualquier caso, es cuando sabes que es hora de saltar a Skype y resolverlo. O sube al auto y hazlo cara a cara.