Su guía para ser productivo con la consolidación de cuentas de Gmail

Gmail es una herramienta poderosa, pero muchos usuarios de este servicio no están aprovechando todo su potencial. Para ayudarlo a ser más productivo y aprovechar al máximo Gmail, pasaré los siguientes artículos hablando sobre las características más efectivas del software y las técnicas y prácticas que puede utilizar para aprovecharlo al máximo.

En esta primera instalación, hablaremos sobre la consolidación de cuentas. Esto te facilitará la vida mil veces (sí, sí, hipérbole, ¡o eso dices por ahora!) Si aún no lo estás haciendo. Esto es lo que vamos a hacer:

Conviértalo en su bandeja de entrada de correo electrónico central

Hoy, la mayoría de las personas tienen al menos dos cuentas de correo electrónico y, por lo general, más. A través de mis propios proyectos, cuentas personales y trabajando con clientes lo suficientemente cerca como para garantizar que me proporcionen una dirección de correo electrónico, he acumulado cerca de veinte cuentas (activas).

Tener veinte cuentas de correo electrónico es malo, malo para la productividad. Como Dustin ha mencionado en su artículo Volver a lo básico, cuantas menos bandejas de entrada tenga, mejor; significa menos posibilidades de que algo se escape por las grietas y menos lugares que tenga que recordar revisar cada día para obtener nueva información. Publicidad

Gmail proporciona varias formas de convertir esas múltiples bandejas de entrada en un solo lugar. Cuando está filtrando todas esas cuentas diferentes en un solo lugar sin perder la capacidad de responder usando la dirección a la que fueron enviadas, su problema de bandeja de entrada se ha resuelto. Aquí le mostramos cómo consolidar esta parte de su vida.

1. Configure la función Enviar correo como.

Lo primero que debes hacer es ir al Cuentas pestaña en Configuración de Gmail. Aquí es donde puede configurar Gmail para enviar correo como si fuera enviado desde sus otras direcciones de correo electrónico. Para mantener la profesionalidad y mantener el correo ordenado usando los filtros de Gmail, esto es importante.

Haga clic en el “Agregue otra direccion de email” enlace y siga los pasos. Se enviará un mensaje de confirmación a su cuenta para evitar la suplantación de identidad, y una vez que haya confirmado que usted es quien dice ser, podrá enviar un correo electrónico desde esa cuenta.

Enjuague y repita hasta que se haya configurado cada cuenta que desee filtrar en Gmail. Publicidad

2. Obtenga su correo electrónico de sus otras bandejas de entrada y en Gmail.

Hay dos formas en que puede obtener el correo electrónico de sus otras cuentas para terminar en su cuenta de Gmail; reenvío o POP3. El reenvío es una mejor opción a largo plazo, ya que Gmail solo le permite configurar cinco cuentas POP3, y solo revisa sus cuentas de vez en cuando. Si reenvía su correo electrónico desde su cuenta existente a Gmail, los correos electrónicos se envían automáticamente y puede hacerlo para todas las cuentas que tenga.

Sin embargo, para mantener su archivo de correo electrónico centralizado, si alguna vez necesita encontrar correos electrónicos antiguos importantes (utilizando las excelentes funciones de búsqueda de Gmail), POP3 será útil al principio. Configure sus cuentas en Configuración> Cuentas para descargar todo a través de POP3, cinco a la vez. El proceso de configuración le da la opción de especificar una etiqueta para la cuenta, lo que debe hacer desde el principio.

Cuando haya terminado, diríjase a la configuración de su otra cuenta y configúrelos para reenviarlos a su cuenta principal de Gmail. Solo una vez que haya configurado el reenvío, debe volver a Gmail y eliminar las cuentas POP3 o podría perderse algunos correos electrónicos..

Si no tiene archivos de correo electrónico en su servidor de correo electrónico, pero en su aplicación de correo electrónico, no se preocupe, aún puede ingresarlos en la cuenta. Usé Apple Mail para migrar todo, por lo que puede variar un poco de un programa a otro. Dirígete a tu interfaz de correo web de Gmail y configura etiquetas para cada una de tus cuentas. Luego regrese a su aplicación de correo electrónico de escritorio y configure su cuenta de Gmail usando IMAP (no POP3). Debería ver sus etiquetas en esa cuenta. Seleccione todo su correo electrónico de una cuenta determinada y arrástrelo a esa etiqueta. Usando Apple Mail, esto eliminó los correos electrónicos de mi disco duro mientras cargaba cada uno, así que haga una copia de seguridad antes de comenzar si desea mantener también los archivos fuera de línea. Publicidad

Una vez hice esto con un muy antigua cuenta de correo electrónico que tenía un recuento de archivos en cinco cifras. Lleva tiempo, así que sé paciente y quizás configúralo antes de irte a la cama.

3. Asegúrese de que todas sus cuentas se dirijan a las etiquetas correctas.

Tener cada correo electrónico de cada cuenta inundada en su bandeja de entrada va a ser un infierno organizacional. Asegúrese de configurar sus etiquetas y filtros correctamente mientras completaba el paso 2. Si descargó su correo electrónico desde IMAP y luego lo configuró para reenviarlo a Gmail, es posible que haya omitido este paso. Aquí se explica cómo hacerlo:

Dirígete a Configuración y haz clic en la pestaña Filtros. Haga clic en Crea un nuevo filtro y complete la cuenta de correo electrónico que ha redirigido a Gmail en el campo Para: Esto especificará que cada vez que se reciba un correo electrónico enviado a esa cuenta, se procesará con este filtro.

Hacer clic Próximo paso y marque Salta la bandeja de entrada y Aplicar la etiqueta, seleccionando la etiqueta apropiada del menú desplegable (esta es la etiqueta que configuró en el paso 2). Haga clic en el Crear filtro botón y listo. Publicidad

Use la función Todos los correos

Entonces, ahora desea procesar por lotes todos sus correos electrónicos nuevos. Cambiar entre etiquetas para manejar mensajes de cada cuenta es un poco como el tráfico de inicio-parada; lleva un tiempo llegar a cualquier parte, aunque finalmente lo haga. Afortunadamente, tenemos el prominente pero raramente utilizado Todo el correo característica.

All Mail es realmente solo una etiqueta glorificada que se aplica automáticamente a cada mensaje (aunque la etiqueta no es visible). Te permite ver todos tus mensajes en un solo lugar; Tan simple como es, cuando te levantas para revisar tu correo electrónico por la mañana, hojear All Mail te permite acceder a ellos uno por uno sin detenerte para navegar de una etiqueta a otra. No es raro quitar una etiqueta porque “no pasa nada importante allí de todos modos” y esto sabotea el punto entero de procesamiento por lotes.

Solía ​​hacerlo yo mismo, especialmente con una cuenta en particular que había terminado recibiendo poco correo electrónico humano y mucho tráfico de listas de correo. Usar All Mail me obligó a salir de mi zona de dilación y a tratar cada mensaje. Los primeros días se gastaron al darse de baja de muchas listas y, si el contenido era valioso, cambiar a una fuente RSS. Si no pusieron un feed disponible para el mismo contenido, simplemente los descarté por completo (así que hay una lección para que los vendedores de correo electrónico lean esto). Después de hacer esto, paso más tiempo de mi correo electrónico tratando con humanos y menos luchando contra el correo electrónico masivo inútil (y me libré de la molesta culpa por no procesar todo mi correo correctamente).

Su próxima entrega próximamente!